Concentrez-vous sur votre coeur de métier
Les tâches administratives répétitives consomment en moyenne 40% du temps de vos collaborateurs. En externalisant votre back-office à Maurice, vous libérez vos équipes pour des missions à plus forte valeur ajoutée.
Notre équipe francophone, formée à vos process, prend en charge l'intégralité de vos tâches administratives avec rigueur et réactivité — le tout piloté via le dashboard OKE.
Nos prestations back-office
Des services modulables, adaptés à vos volumes et à vos exigences de qualité.
Data entry et saisie de données
Saisie de formulaires, numérisation de documents papier, extraction de données depuis des fichiers PDF ou images. Contrôle qualité systématique et taux d'erreur inférieur à 0,5%.
Gestion documentaire
Classement, indexation et archivage numérique de vos documents. Mise en place d'arborescences structurées, contrôle des versions et gestion des droits d'accès.
Facturation et relances
Émission de vos factures clients, suivi des encaissements, relances amiables selon un calendrier défini. Reporting sur les créances et l'ancienneté des impayés.
Traitement du courrier
Réception, tri et numérisation de votre courrier entrant. Rédaction et envoi de courriers sortants, gestion des recommandés et suivi des accusés de réception.
Administration des ventes
Saisie des commandes, édition des bons de livraison, gestion des retours et avoirs. Interface fluide avec votre ERP ou votre CRM.
Automatisation des tâches
Identification et automatisation des tâches répétitives : rapports périodiques, consolidation de données, alertes et workflows de validation.
Notre approche en 5 étapes
Une méthodologie structurée pour une externalisation réussie, de l'analyse initiale à l'optimisation continue.
Analyse de vos flux administratifs
Analyse de vos flux administratifs
Cartographie de vos tâches back-office, identification des volumes, des pics d'activité et des processus à optimiser ou automatiser.
Définition des procédures
Définition des procédures
Rédaction des modes opératoires pour chaque tâche externalisée. Définition des critères qualité, des délais de traitement et des circuits de validation.
Mise en place et formation
Mise en place et formation
Paramétrage des accès aux outils, formation de l'équipe dédiée à Maurice sur vos spécificités métier, phase de montée en charge progressive.
Exploitation quotidienne
Exploitation quotidienne
Traitement des tâches selon les procédures définies. Reporting quotidien ou hebdomadaire sur les volumes traités et les indicateurs qualité.
Optimisation continue
Optimisation continue
Revue mensuelle des performances, identification des gains de productivité, automatisation progressive des tâches récurrentes.
Qualité, sécurité et engagements
Des garanties mesurables sur la qualité de traitement, la confidentialité de vos données et le respect des délais.
40 à 60% d'économies
Coût d'un assistant back-office qualifié à Maurice vs France : des économies substantielles sur vos fonctions support.
Délais garantis
SLA contractuels sur les temps de traitement : factures sous 24h, relances selon le calendrier défini, data entry sous 48h.
Confidentialité
Vos documents et données sont traités dans un environnement sécurisé. Accès contrôlés, chiffrement et traçabilité de chaque opération.
Groupe intégré
Vos opérations sont gérées par nos propres équipes à Maurice. Pas de prestataire tiers, encadrement direct par nos managers.
Questions fréquentes
Quels types de documents pouvez-vous traiter ?
Tout type de document professionnel : factures, bons de commande, contrats, courriers, formulaires administratifs, relevés bancaires, pièces comptables. Nous nous adaptons à vos formats (papier, PDF, images, emails).
Comment garantissez-vous la qualité de la saisie ?
Chaque lot de saisie passe par un double contrôle : saisie initiale, puis vérification par un opérateur distinct. Le taux d'erreur constaté est inférieur à 0,5%. Les anomalies sont signalées en temps réel.
Pouvez-vous utiliser nos outils existants ?
Oui, notre équipe s'adapte à vos logiciels métier (ERP, CRM, outils de facturation, GED). Nous travaillons également avec le dashboard OKE pour le suivi centralisé des opérations.
Le service est-il modulable en fonction de nos pics d'activité ?
Absolument. Nous dimensionnons l'équipe en fonction de vos volumes courants et prévoyons une capacité de renfort pour les périodes de forte activité (clôtures, campagnes commerciales, etc.).